La facturation électronique devient obligatoire progressivement en France. Une question revient souvent chez les dirigeants de TPE et de PME : comment mes fournisseurs sauront-ils sur quelle plateforme déposer leurs factures ?
La réponse est plus simple qu’il n’y paraît : ils n’auront normalement pas à vous le demander. Le routage repose sur l’Annuaire de la facturation électronique, mis à disposition par l’État.
Le principe : chaque entreprise choisit sa plateforme
Imaginons que votre entreprise choisisse une plateforme agréée A et que votre fournisseur utilise une plateforme agréée B.
Le circuit sera le suivant :
Fournisseur → plateforme B → Annuaire national → plateforme A → votre entreprise
Le fournisseur crée sa facture dans son logiciel ou sur sa plateforme. Celle-ci identifie votre entreprise, notamment grâce à son SIREN ou à son SIRET, consulte les informations de routage enregistrées dans l’Annuaire, puis transmet la facture à la bonne adresse de réception.
Les plateformes agréées sont conçues pour échanger les factures entre elles. Votre fournisseur n’a donc pas besoin d’utiliser la même plateforme que vous.
Comment votre fournisseur saura-t-il que vous êtes prêt ?
L’Annuaire de la facturation électronique, ouvert au public depuis septembre 2025, peut être consulté gratuitement.
Il permet de rechercher une entreprise par :
- SIREN ;
- SIRET ;
- dénomination sociale ;
- adresse.
L’utilisateur peut notamment vérifier si l’entreprise est concernée par la réforme, si elle dispose d’une plateforme de réception et quelles sont ses adresses électroniques de facturation.
Une fois votre plateforme choisie et votre entreprise correctement enregistrée, vos fournisseurs disposent donc du circuit nécessaire pour vous adresser leurs factures.
Qui inscrit votre entreprise dans l’Annuaire ?
Lorsque vous souscrivez auprès d’une plateforme agréée, celle-ci enregistre dans l’Annuaire les informations nécessaires au routage de vos factures et gère vos adresses de réception.
Une même entreprise peut disposer de plusieurs adresses de facturation, par exemple pour distinguer des établissements, des services ou certains types d’achats. Le paramétrage doit donc être pensé en fonction de votre organisation réelle.
Cette préparation peut utilement s’inscrire dans une démarche plus large d’automatisation de vos processus administratifs, afin que les factures reçues soient ensuite classées, contrôlées et transmises au bon interlocuteur.
Que faire si un fournisseur continue à envoyer un PDF par email ?
Un simple PDF envoyé par email n’est pas une facture électronique au sens de la réforme lorsqu’une opération relève de l’obligation. La DGFiP rappelle qu’une facture électronique doit comporter des données structurées et être transmise par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.
Pour autant, il ne faut pas supprimer automatiquement le PDF reçu.
Vous pouvez :
- vérifier si l’opération entre bien dans le champ de la facturation électronique ;
- identifier l’échéance applicable à votre fournisseur ;
- conserver le document reçu ;
- demander une régularisation lorsque la facture aurait dû être transmise par une plateforme agréée ;
- traiter la facture conforme lorsqu’elle arrive dans votre circuit habituel.
Le fournisseur doit transmettre la facture depuis sa propre plateforme, qui se chargera de l’acheminer vers la vôtre. Il n’a pas à se connecter directement à votre outil.
Attention au calendrier 2026-2027
Toutes les entreprises concernées doivent être capables de recevoir des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026.
En revanche, l’obligation d’émettre des factures électroniques suit un calendrier progressif :
- 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire ;
- 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et microentreprises.
Ce calendrier officiel est détaillé par la Direction générale des Finances publiques.
Pendant la période transitoire, certains petits fournisseurs pourront donc encore utiliser légalement leur ancien mode d’émission. Il serait incorrect de rejeter systématiquement tous les PDF reçus à partir du 1er septembre 2026 sans vérifier la situation de l’émetteur et la nature de l’opération.
Trois statuts pour éviter les erreurs
Pour sécuriser le traitement des factures fournisseurs, vous pouvez prévoir trois statuts dans votre procédure interne :
- facture conforme reçue via une plateforme agréée ;
- PDF encore autorisé selon le calendrier du fournisseur ;
- facture à régulariser via une plateforme agréée.
Cette distinction évite à la fois de refuser une facture encore valable et d’intégrer comme conforme un simple PDF qui aurait dû suivre le nouveau circuit.
Comment préparer votre entreprise dès maintenant ?
La mise en conformité ne se limite pas au choix d’une plateforme. Il faut également déterminer :
- qui reçoit et contrôle les factures ;
- quelles adresses de facturation sont nécessaires ;
- comment gérer les écarts et les doublons ;
- quels documents transmettre à votre expert-comptable ;
- quelles étapes peuvent être automatisées sans perdre la validation humaine.
Vous pouvez consulter le guide pratique de démarrage de la DGFiP pour vérifier les obligations applicables à votre entreprise.
Chez Spark & Flow Agency, nous vous aidons à cartographier ce circuit et à préparer une organisation simple, compréhensible et adaptée à votre activité. Contactez-nous pour préparer votre passage à la facturation électronique.
Vous êtes artisan plombier ou dirigez une entreprise de plomberie ? Consultez notre guide métier : Facturation électronique pour les plombiers : 5 actions à mettre en place.
À retenir : vos fournisseurs n’auront normalement pas à vous demander où déposer leurs factures. Une fois votre plateforme choisie et vos données correctement inscrites dans l’Annuaire, le routage s’effectuera entre plateformes agréées.
Pour aller plus loin : Vous êtes artisan en Seine-et-Marne ? Consultez notre accompagnement dédié à la facturation électronique.